续期申请与新项目申请衔接

对于已经拿过一轮香港政府资助（例如 BUD 专项基金、「中小企业市场推广基金」（EMF）、「科技券」（TVP）、「发展品牌、升级转型及拓展内销市场的专项基金」（注：BUD 与 EMF 在政策周期内曾多次整合或更名，以官方最新公布为准）等）的中小企业而言，最常遇到的实务问题并不是「第一笔资助怎么申请」，而是「当一个项目进入收尾阶段、新项目希望尽早启动时，旧项目的尾款、报告与新项目的首期款、人员名单之间应当如何衔接」。

衔接处理不当，最常见的两个后果是：资金被指重叠使用或项目期间人员名册不一致而被要求修改。两者都会拖延下一笔款项的发放。本文以申请人的视角，把续期与新项目衔接的常见情形拆解为几类，逐项说明。

一、首先要分清三种「续」

不少中小企业在沟通时把所有后续动作都称为「续期」，但实际上政府资助计划里通常涉及三种不同的「续」：

只有第三种才属于「续期申请与新项目申请衔接」的讨论范围；前两种属于项目执行期内的合规动作，须按各计划秘书处的指引提交变更或延期函，不属于本文重点。

二、衔接前的自检清单

在递交新项目申请前，建议企业先逐项对照以下清单，确认旧项目已妥善收尾：

• 旧项目最终报告（Final Report）已提交并获秘书处接纳
• 资助款项已全部到账，或差额已确认无需再追拨
• 项目账目已完成审计核证（如属需要）
• 旧项目的成果指标（KPI）已全部交付并保留证据
• 旧项目涉及的任何政府商标、Logo、鸣谢义务已履行
• 旧项目已通知秘书处正式完结（Close-out）

实务提示：部分计划容许「项目完结日」与「尾款发放日」之间有 1–3 个月的会计周期（以官方最新公布为准）。在这段会计期内，企业不应用尚未结清的资金去垫付新项目的开支，否则可能被认定为资金重叠。

三、新项目申请的「时间窗口」

绝大多数政府资助计划都会在新项目申请书中设有类似问题：

「申请人现时是否正在执行任何由香港特区政府资助的项目？如有，请列明项目编号、批准日期、完结日期及资助余额。」

这条问题的用意，是让审批方评估企业同时执行多个项目的能力与资金分配是否清晰。因此新项目申请最好安排在以下两个时间点之一：

1. 旧项目正式完结（Close-out）之后——最稳妥，账目清晰。
2. 旧项目进入最后三个月执行期，且无重大里程碑未完成——可尝试同时推进，但须在申请书上详细说明两个项目的并行安排，并承诺不会有人员重叠申报或资金交叉使用。

若两个项目尚未正式完结即同时申请，风险较高：审批方可能要求先完结旧项目再考虑新申请；严重时会被视作「未披露在执行项目」而影响评分。

四、人员名册衔接

人员开支是政府资助审核的重点之一。续期与新项目衔接时，常见的人员名册问题有三类：

实务提示：把同一员工同时挂在两个项目的人手开支里，是历年来申请复核阶段最常见的扣分原因之一。即便两名项目总负责人不同，下层执行人员若有重叠，也应在申请书披露。

五、资金衔接：避免「重叠使用」

「重叠使用」是指同一笔开支（例如同一台设备的费用、同一笔顾问费）在两个政府资助项目里同时申报。审核机构一旦发现，会要求企业退回相关款项，并可能影响下一次申请的评分。

避免重叠的几条原则：

1. 按项目编号开设独立账目——每笔开支须能清楚归属于哪一个项目编号。
2. 设备类开支以「采购日」为准——若同一设备在 A 项目完结前已全额入账，B 项目不能再以同一张发票申请资助。
3. 跨期开支按比例分摊——若一笔顾问服务横跨两个项目执行期，应按月份或工作量比例分摊到两个项目，并保留分摊计算表。
4. 预付款的归属——若旧项目已支付但尚未交付的预付款，新项目不能再申报同一笔尾款。

六、申请书的衔接写法

一份衔接良好的新项目申请书，建议在以下章节作出清楚说明（具体章节名称以各计划官方表格为准）：

• 企业背景：列出过去 3–5 年曾获批的政府资助项目编号、计划名称、批准日期与成果。
• 现正执行项目：如实填写现仍在执行中的项目及其预计完结日。
• 项目团队：清楚列示每位成员在旧项目与新项目中的角色与工作量分配。
• 预算明细：每一开支项目均须注明是否与其他政府资助项目重叠；若不重叠，须注明「本项目独立开支」。

这种「主动披露 + 清晰区分」的处理方式，远比隐藏旧项目信息更有利——一旦日后被审批方发现未披露，反而会影响企业整体的诚信评分。

七、衔接常见误区

八、衔接流程参考图

以下为常见的衔接节奏，企业可按自身进度对位调整（具体时长以官方最新公布为准）：

旧项目执行末期（M-3 至 M-1）
      │
      ├── 整理成果证据
      ├── 准备最终报告
      └── 与秘书处确认完结日期
            │
            ▼
旧项目正式完结（M）
      │
      ├── 提交最终报告
      ├── 收到尾款（如适用）
      └── 取得秘书处「项目已完结」确认
            │
            ▼
新项目准备期（M+1 至 M+2）
      │
      ├── 撰写新项目申请书
      ├── 与新承办商/顾问签约
      └── 处理人员名册调整
            │
            ▼
新项目递交（M+3）
      │
      ▼
审批 / 补件 / 批准
      │
      ▼
新项目启动（N）

九、与秘书处保持沟通

几乎所有政府资助计划都设有项目秘书处或执行机构。在递交新申请之前，主动以电邮向秘书处说明衔接安排，是最有效的预防措施。 邮件中可包括：

• 旧项目编号与预计完结日期
• 新项目主题与预计启动月份
• 是否涉及人员、顾问或设备的重叠
• 希望秘书处就衔接安排给予书面确认

多数秘书处会以电邮作非正式回复，作为申请阶段的证明文件。这比单纯在申请书上写一段衔接说明更有说服力。

十、小结

续期与新项目申请衔接，并不是「两件独立的事」叠加处理，而是一个连续的合规动作。企业只要做到三点：

1. 旧项目按规矩完结——账目清、报告齐、鸣谢到位；
2. 新项目按实情披露——人员、资金、与旧项目的关系一律写清楚；
3. 衔接期主动沟通——电邮留痕，请秘书处书面确认。

把握这三条，多数衔接上的小问题都能在审批阶段化解，不会拖慢下一笔款项的发放。

如需了解各类政府资助计划的最新政策、申请资格与实务流程，可浏览 hkguide.org 上的香港相关指南，涵盖人才入境、创业落地、税务规划与中小企业资助等多个主题。

常见问答

已领取 BUD 或 EMF 资助的内地中小企业，什么时候可以再申请新项目？

文章建议新项目申请尽量安排在两个时间点：一是旧项目正式完结（Close-out）并获秘书处确认之后；二是旧项目进入最后三个月执行期，且无重大里程碑未完成，可在申请书上详细说明两个项目的并行安排，并承诺不会有人员重叠申报或资金交叉使用。若两个项目尚未正式完结即同时申请，审批方可能要求先完结旧项目再考虑新申请，严重时还会被视作「未披露在执行项目」而影响评分。

政府资助项目的「项目完结日」和尾款到账日之间，一般间隔多久？

文章提到部分计划容许「项目完结日」与「尾款发放日」之间存在会计周期，但并未给出统一时长，仅提示以官方最新公布为准。文中特别提醒，在这段会计期内企业不应拿尚未结清的资金去垫付新项目的开支，否则可能被认定为资金重叠。

同一员工能否同时在两个政府资助项目里申报人手开支？

文章明确指出，把同一员工同时挂在两个项目的人手开支里，是历年来申请复核阶段最常见的扣分原因之一。处理方式是在新项目申请书上明确该员工的工作量分配百分比，并保留工时记录。即便两名项目总负责人不同，下层执行人员若有重叠，也应在申请书披露。

同一笔顾问费横跨两个项目，怎么处理才不会被认定为重复资助？

文章给出的处理原则是按月份或工作量比例，把这笔顾问服务分摊到两个项目，并保留分摊计算表。但分摊只是技术处理，前提是两个项目都允许该开支，且证据齐全。文章特别提醒，审核重点是实质服务内容是否重叠，而不是发票形式是否分开开具。

新项目申请书里，要不要主动披露过去拿过哪些政府资助？

文章认为应该主动披露，并建议在企业背景章节列出过去 3–5 年曾获批的项目编号、计划名称、批准日期与成果；在「现正执行项目」一栏如实填写仍在执行中的项目及其预计完结日；在预算明细中每一开支项目均须注明是否与其他政府资助项目重叠。这种「主动披露 + 清晰区分」的方式，远比隐藏旧项目信息更有利，一旦日后被发现未披露，反而会影响企业整体的诚信评分。

延伸阅读

• 同公司后续申请的衔接策略
• 科技券续期与新项目衔接
• BUD续期申请注意事项
• 续期策略与通过技巧
• 延期申请操作指引