报价寄出后，客户三日不回、五日不覆，是每个香港打工仔都会遇到的日常。内地读者初来港工作，最怕的不是”讲错”，而是”唔识催”——催得太急显得aggressive，催得太软又怕对方真忘了。
报价单的跟进(俗称”追报价”或”催单”)，本质是一轮重新谈判：提醒对方我方仍在、试探对方进度、为下一轮还价留出空间。粤语在职场的”软催”，通常用「请问」「想了解」「方便吗」等缓冲词开头，把”催”包装成”关心”。
一、报价后的标准跟进节奏
香港商业社会节奏快，但商业礼仪仍讲究两次跟进、间隔三至五个工作日的惯例。具体节奏因行业而异，制造业或工程类可能放慢至一周一次，电商或SaaS行业则可缩短至隔日。
| 跟进次序 | 触发时机 | 主要目的 | 沟通方式 |
|---|---|---|---|
| 第一次跟进 | 报价后 3–4 个工作日 | 确认收悉、解答疑问 | WhatsApp / 邮件 |
| 第二次跟进 | 再过 4–5 个工作日 | 了解进度、试探还价空间 | 电话 + 邮件补发 |
| 第三次跟进 | 再过一周 | 给出最后期限、考虑撤回 | 电话或正式公函 |
| 暂缓跟进 | 客户明确表示暂不决定 | 每两至三周轻触一次 | 短讯或节日问候 |
节奏提示：以上仅为一般商务惯例，实际节奏须视乎报价金额、客户关系及行业惯例调整。
二、WhatsApp 跟进短讯：常用开头与收尾
WhatsApp 是香港商业沟通的主流渠道，回复速度比邮件快得多。跟进短讯宜短不宜长，三行以内最理想。
1. 礼貌确认对方是否收悉
唔好意思打扰你，想确认一下上星期发过嘅报价单你收到吗？
2. 询问对方进度
想了解下你睇完报价之后有冇问题需要跟进？
3. 主动提供额外资料
我啱啱整理咗一份跟报价单相关嘅案例参考，如果方便我可以即刻send畀你参考。
4. 试探还价空间
如果报价同你哋预算有啲出入，欢迎随时同我商量，我哋可以再倾下配套。
5. 暗示时间紧迫
由于原材料价格可能喺月尾有调整，想了解下你哋决定嘅时间大概系几时，方便我哋预留产能。
6. 礼貌收尾
如果暂时未有需要都冇问题，希望日后有机会合作，多谢你🙏
短讯常用词汇速查：
| 粤语 | 普通话语感对照 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 打扰你 | 不好意思打扰你 | 所有跟进开头 |
| 想了解下 | 想了解一下 | 询问进度 |
| 方便吗 | 方便吗 | 请求进一步沟通 |
| 倾下 | 聊聊、谈一下 | 暗示可调整条件 |
| 配合到 | 能配合、能满足 | 让步表态 |
| 跟进 | 跟进 | 中性词，任何阶段可用 |
| 预留 | 预留 | 暗示资源有限 |
三、电话跟进：开场、转接与结束用语
WhatsApp 未回，电话跟进是常规升级动作。香港办公室文化讲求”先打招呼、再入正题”，切忌开门见山催单。
1. 接线生转接阶段
你好，我系XX公司嘅阿明/阿珍，想搵下陈先生/陈太倾下报价单跟进嘅嘢，唔知陈先生方唔方便听电话？
如对方不在：
明白嘅，咁可唔可以麻烦你帮我留个口讯，话阿明打过电话，想同佢倾下上星期发嘅报价，麻烦佢方便时覆返我。多谢你。
2. 客户接听后开场
陈先生你好，我系XX公司嘅阿明，之前 send 咗一份报价畀你，唔知你有冇时间睇咗？想了解下有冇地方需要再解释。
3. 试探还价与让步
我明白预算一定有佢嘅考虑，如果你哋觉得总额有啲超出预算，我哋可以再睇下分阶段付款，或者调整一下配套组合，配合返你哋嘅需要。
4. 礼貌收尾
明白嘅，咁我畀多两三日时间你考虑，之后我再同你跟一跟。如果中间有任何问题，随时 WhatsApp 我都得。
5. 对方明确拒绝时的回应
唔紧要，多谢你抽时间同我讲清楚。我哋保持联系，日后有需要随时搵我。
四、催单礼貌语：三种强度选择
“催单”在香港职场不等于”催命”，而是用间接话术包装成”协助决策”。以下按压力强度分三级，请按客户关系选用。
第一级：软提示（适合首次跟进或长期客户）
- 「想了解下你哋睇完报价之后有冇问题想再倾？」
- 「如有需要，我可以安排一次视像会议，逐项同你过一次。」
- 「如果你哋仲考虑紧，我都好理解，唔使急住答覆。」
第二级：中度施压（适合第二次跟进或报价额较大）
- 「由于月份/季度结订单较多，想确认下你哋嘅意向，方便我哋安排产能。」
- 「呢个价钱暂时可以保留到X月X日，之后会按新一季价格调整，希望你哋可以尽快确认。」
- 「如果价钱同预算有出入，我哋可以再倾下分批付运或者其他配套。」
第三级：硬性最后通牒（适合第三次跟进或对方已多次拖延）
- 「想同你确认一下，因为我哋手上已经有其他客户查询紧同类产品，如果X月X日之前未收到你哋嘅确认，呢个报价我哋会先收回，希望你理解。」
- 「基于公平起见，我哋嘅优惠政策都系限期嘅，希望你哋可以喺本周内俾到回复。」
- 「明白你哋可能有其他考虑，如果今次合作唔到，我哋日后有需要再倾都得。」
第三级使用提示：硬性催单可能损害长期关系，宜先评估客户长期价值；用词须保持礼貌，避免情绪化字眼如”再三拖延”或”迟迟未覆”。
五、回应客户还价：三种让步步骤
客户回覆”价钱高咗啲”是跟进阶段最常见的转折。应对还价有标准三步：先肯定、再拆解、后让步。
步骤一：肯定对方立场
明白嘅，价钱系每个项目都要考虑嘅因素，多谢你坦白同我讲。
步骤二：拆解报价内容
想同你解释一下，我哋嘅报价入面，X部分已经包含咗Y项服务，如果拆出嚟单独计其实成本会更高。我可以再send一份详细分项畀你参考。
步骤三：提出让步方案
如果真系想控制预算，我哋可以配合以下方案：
- 方案 A：将项目数量下调 10%，整体金额可减约 8%
- 方案 B：付款期由 30 日延长至 60 日，我哋可让 2% 折扣
- 方案 C：分两阶段执行，第一阶段先做最核心部分
让步时记得配套式让步：不让单一项目，让整体组合。避免逐项减价，否则利润会被蚕食殆尽。
六、不回覆与明确拒绝的应对
1. 客户长期不回覆
不要无限次跟进。一般三至四次跟进后仍未回覆，应转入”休眠客户”名单，每两至三周以节日祝福或行业资讯轻触一次，保持存在感而非强行催单。
参考话术：
陈先生你好，之前报价嘅嘢如果暂时未需要决定都冇问题，附上一份X行业嘅最新报告，希望对你有帮助。日后有需要随时搵我。
2. 客户明确拒绝
明白嘅，多谢你坦白讲。其实合作唔系单次嘅事，希望日后有其他项目可以再合作。祝你哋项目顺利！
不纠缠、不质问、不立即追问”原因”。留下正面印象，为下一次合作铺路。
七、跟进阶段常犯的三个错误
- 催得太频密——一日两三次 WhatsApp，对方会直接 mute 或 block。建议每次跟进间隔至少两个工作日。
- 每次都用同一招——WhatsApp 后没回覆，再 WhatsApp、再 WhatsApp，对方会觉得”又嚟”。应升级至电话或正式邮件。
- 让步太快——客户一句”太贵”就即减价，会让对方认为报价有水分。让步前应先拆解内容、让对方看到价值，再考虑让步空间。
八、跟进必备短句速查表
| 情境 | 粤语短句 | 语气 |
|---|---|---|
| 确认收悉 | 想确认下报价单收到吗？ | 中性 |
| 询问进度 | 睇完报价之后有冇问题需要倾下？ | 询问 |
| 试探还价 | 价钱方面有冇空间再倾下？ | 试探 |
| 主动让步 | 我哋可以再睇下配套配合你哋需要 | 让步 |
| 时间紧迫 | 呢个优惠暂时保留到 X 月 X 日 | 提醒 |
| 礼貌收尾 | 冇问题，希望日后有机会合作 | 收尾 |
| 客户拒绝后 | 明白嘅，日后有需要随时搵我 | 保持关系 |
香港职场的粤语沟通，讲究”软中带硬、硬中带软”。报价跟进的本质不是逼对方落单，而是保持专业存在感、让对方感受到诚意。节奏对了、用词得体，多数客户都会在合理时间内回覆。
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常见问答
报价单寄出后几耐先跟进比较合适？
一般商务惯例系等三至四个工作日做第一次跟进，主要目的系确认对方收悉同埋解答疑问。如果第一次未回覆，可以再隔四至五个工作日做第二次跟进，再之后约一周做第三次。制造业、工程类等行业可放慢至一周一次，电商或SaaS行业则可缩短至隔日，实际节奏要视乎报价金额、客户关系同行业惯例。
用 WhatsApp 跟进报价单，开头点写先唔会显得太催？
短讯宜短不宜长，三行以内最理想。开头可以由「唔好意思打扰你」或者「想了解下」起首，把催单包装成关心或者查询，例如「唔好意思打扰你，想确认一下上星期发过嘅报价单你收到吗？」或者「想了解下你睇完报价之后有冇问题需要跟进？」避免一开波就直接问「你谂成点」，会令对方有压力。
客户话「价钱高咗啲」，应该即刻减价回应吗？
不建议即刻减价。标准做法系分三步：先肯定对方立场，例如「明白嘅，价钱系每个项目都要考虑嘅因素」；再拆解报价内容，解释每一部分包含咗咩服务；最后先提出配套式让步方案，例如调整项目数量、延长付款期或者分阶段执行。让步前要等对方睇到价值，否则对方会认为报价有水分，进一步压价。
跟进几次未回覆，应该继续追还是放弃？
一般三至四次跟进后仍未回覆，就唔建议再强行催单，应转入「休眠客户」名单。之后可以每两至三周以节日祝福或者行业资讯轻触一次，保持存在感而唔造成骚扰，例如附上一份行业报告，写「之前报价嘅嘢如果暂时未需要决定都冇问题，附上一份报告希望对你有帮助」，为日后合作留个正面印象。
催单催到第三级「硬性最后通牒」，要注意咩？
第三级催单涉及明确期限同可能撤回报价嘅字眼，例如「X月X日之前未收到确认，呢个报价我哋会先收回」，用得唔好容易损害长期关系。使用前宜先评估客户嘅长期价值，用词须保持礼貌，避免情绪化字眼例如「再三拖延」或「迟迟未覆」。具体期限同优惠内容以相关方最新公布为准。