人力薪资成本计入资助项目的合规要求
申请香港特区政府各类资助计划（涵盖创新及科技基金、BUD 专项基金、发展品牌、升级转型及拓展内销市场的专项基金、企业支援计划等）时，人力薪资往往占项目预算的最大权重，既是评审重点，也是审计雷区。许多中小企业因「该项目的人力成本究竟能计多少、按什么比例计算、需要哪些证明文件」而困惑，甚至在获批后核销阶段被追回款项。
本文从合规视角梳理人力薪资成本计入资助项目时的核心要求，帮助企业在申请与执行两端都做到心中有数。涉及的具体比例、金额上限与申报细节，请以官方最新公布为准，并在提交前向计划秘书处或专业顾问核实。
一、人力成本为何是审核重灾区
资助计划的本质是「公帑运用须审慎」，因此对企业申报的每一笔开支都有严格的合理性、关联性、可验证性三大要求：
- 合理性：薪资水平应与市场行情相符，明显偏高的部分可能被剔除
- 关联性：受雇员工的工作内容必须直接服务于获批项目，不得与日常运营混淆
- 可验证性：需提供雇佣合同、粮单（ payslip）、银行转账记录、强积金供款记录等完整佐证
人力成本之所以成为审核焦点，是因为它具备金额大、弹性高、易造假三个特征。审核人员会重点检查员工是否真实存在、是否实际投入项目时间、申报金额是否与市场水平相符。
二、可计入资助项目的人力成本范围
1. 基本月薪
受雇于申请企业的员工，其基本月薪通常可全额计入项目开支，前提是该员工实际且直接参与了获批项目的工作。
2. 固定津贴与经常性发放的奖金
合约列明、每月或定期发放的津贴（如交通津贴、膳食津贴、岗位津贴），通常可计入。但酌情发放、一次性、业绩挂钩的奖金需逐项审视，部分计划允许按合理比例分摊。
3. 强积金雇主供款
雇主为相关员工作出的强制性公积金（MPF）雇主供款通常可计入项目开支，但以法定上限为界（以官方最新公布为准）。自愿性供款一般不获接纳。
4. 加班费与年假薪酬
加班费通常不计入项目开支。年假薪酬则视乎雇佣合约条款，部分计划允许按比例分摊。
5. 不得计入的常见项目
以下开支普遍不被接纳为人力成本，事前应避免列入预算：
- 股东分红、未实际参与项目工作的董事袍金
- 培训期间或非项目相关活动的薪资
- 解雇赔偿、长期服务金、遣散费
- 员工福利（如医疗保险、康体活动）中的非现金部分
- 与项目无直接关联的管理层监督时间
三、全职、兼职与兼聘员工的不同处理
这是中小企业最常踩坑的地方。不同雇佣模式对应不同的成本分摊逻辑：
| 雇佣模式 | 处理方式 | 关键文件 |
|---|---|---|
| 全职员工 100% 投入项目 | 全部月薪及相关 MPF 可计入 | 雇佣合约、粮单、MPF 供款单 |
| 全职员工部分时间投入项目 | 按实际投入比例分摊（例如 50% 时间于项目） | 项目工时记录、考勤表 |
| 兼职员工 | 按实际工作时数占合同时数的比例 | 雇佣合约、粮单、工时日志 |
| 项目制合约员工 | 按合约金额分摊 | 服务合约、发票、付款记录 |
关键提醒：即使员工名义上「全职为本公司服务」，但若无法提供清晰的工时分摊记录，整个项目的薪资开支可能被审核人员大幅剔除。
四、申请人/股东薪资的特殊限制
资助计划对企业拥有人、股东、董事的薪资计入有更严格的规定，这是出于防止「自肥」的考虑：
- 原则禁止：申请企业的大股东、董事、控股股东的薪资通常不得计入项目开支
- 例外情形：部分计划允许小股东或非执行董事在「实际且必要」的情况下，按审核认定的工时比例计入
- 避免双重资助：同一笔薪资不得同时在两个资助项目下重复申报
- 以受雇身份而非股东身份报账：即使拥有人以员工身份支薪，审核人员仍会审视其是否真正受雇于企业、是否领取市场水平的薪酬
实务建议：在申请阶段就避免将股东薪资列入项目预算，改用其他合规方式覆盖其投入。
五、必须备齐的证明文件清单
提交申请时，以及项目完成后核销（Final Claim / Final Report）时，资助计划秘书处通常会要求提供以下文件，企业应从聘用起就系统归档：
- 雇佣合约：列明职位、月薪、合约期、工作范畴
- 粮单 / 薪资明细：清晰列示基本薪、各项津贴、扣减项目
- 银行转账记录：证明实际支付凭证
- 强积金供款记录：雇主与员工双方供款明细
- 考勤 / 工时记录：证明员工实际投入项目的时间（按月或按周）
- 项目分工表：每名员工于项目中的角色与职责描述
- 强积金豁免人士证明（如适用）：如员工属豁免类别
- 辞职 / 离职文件（如适用）：处理项目期间人员变动的情况说明
若员工于项目执行期间入职或离职，须保留到职与离职日期的完整证明，以便按比例分摊该名员工的人力成本。
六、人力成本核算的常见误区
以下是企业申请时最常出现、却容易被审核打回的问题：
- 误区一：把全公司员工的月薪都打包塞进项目预算
- 修正：只将实际参与项目的员工列入，并按工时比例分摊
- 误区二：把股东或老板的薪金列为项目成本
- 修正：默认不计入，仅在极少数计划允许的小股东情况下，按实际工时举证
- 误区三：忘记申报 MPF 雇主供款
- 修正：MPF 雇主供款属可计入项目的人力成本范围，应主动申报
- 误区四：只用发票证明兼职员工成本
- 修正：兼职员工还需附上工时记录与考勤证据
- 误区五：把培训期、年假、病假期间的薪资全额计入
- 修正：仅按实际投入项目的工时比例计算
- 误区六：项目人员中途离职未及时通报
- 修正：人员变动须于指定期限内通知秘书处，并提交替补方案
七、合规操作的四点建议
- 事前与计划秘书处沟通：在递交申请前，对人力成本的可计入范围与比例进行书面确认，避免事后争议
- 建立工时记录制度：从项目启动首日就为每位参与者建立月度工时表，由员工与直属主管共同签署
- 保留支付凭证链：每一笔薪金发放都对应一份银行转账记录，避免现金支付
- 聘请独立审计师：项目完成时通常需要提交由独立审计师核证的财务报表，提前介入可降低核销风险
八、结语
人力薪资成本是资助项目预算的「大头」，也是审计核销的「高风险区」。中小企业在申请与执行两端都应秉持「真实、相关、可验证」三大原则：员工确实受雇、工作确实投入项目、金额确实按市场水平支付。提前了解各计划的红线与可计入范围，并在日常运营中规范档案管理，能让企业既争取到应有的资助金额，也避免在核销时被追回款项。
每一项资助计划的具体执行细则都可能随年度预算与政策调整而变化，提交申请前请务必查阅该计划秘书处发布的最新指引，或咨询专业会计师与项目顾问。
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常见问答
资助项目里股东或老板的薪金到底能不能计入项目开支？
一般情况下,申请企业的大股东、董事、控股股东的薪资通常不得计入项目开支,这是为了防止「自肥」。少数计划可能允许小股东或非执行董事在「实际且必要」的前提下,按审核认定的工时比例计入。最稳妥的做法是在申请阶段就避免将股东薪金列入项目预算,改用其他合规方式覆盖其投入。涉及具体计划的口径时,请以官方最新公布为准。
全职员工只花了一半时间做项目,薪金要按什么比例计入?
需要按实际投入项目的工时比例进行分摊,例如某员工 50% 的工作时间用于该项目,则可计入的人力成本亦按 50% 计算,基本月薪、相关津贴及对应的 MPF 雇主供款均按此比例分摊。关键是必须备齐项目工时记录与考勤表,由员工与直属主管共同签署,否则即便名义上是「全职为本企业服务」,审核人员也可能大幅剔除该笔开支。
强积金雇主供款可以计入资助项目吗?有没有上限?
强制性公积金(MPF)雇主供款通常可计入项目开支,与员工基本月薪按相同比例分摊即可。但供款金额须以法定上限为界,自愿性供款一般不获接纳。建议同时保留 MPF 供款单作为佐证文件。如需确认具体上限与计算方式,请以官方最新公布为准,并向计划秘书处核实。
兼职员工的薪资计入项目,需要准备哪些证明材料?
仅靠发票并不足够。兼职员工的薪资除雇佣合约、粮单、银行转账记录外,还需附上工时日志或考勤记录,用以证明工作时数占合同时数的实际比例。审核人员会交叉检查工时记录与银行流水的一致性,若发现工时证据缺失,该项人力成本可能被剔除。建议从聘用首日起即建立系统的工时档案。
资助项目执行期间员工中途离职,人力成本要怎么处理?
中途入职或离职的员工,其人力成本须按实际在项目期内的服务天数按比例计算,不能按全月或全年全额计入。企业应保留到职与离职日期的完整证明,并按计划要求于指定期限内通知秘书处,提交替补人员方案与相关文件。人员变动若未及时通报,可能影响整个项目的人力成本核销结果。