科技券项目报价单与发票提交要求
科技券（Technology Voucher Programme，简称 TVP）是香港生产力促进局执行的政府资助计划，每家合资格中小企业最多可获 港币 20 万元资助，用于采购科技方案或服务。不少申请企业的项目计划书获批、签约执行也顺利完成，却在最后一步的「报销与发放资助」环节被退回——问题往往出在 报价单（Quotation）与发票（Invoice） 的细节上。
资助款原则上在项目完成、提交最终报告及财务证明后才发放。换言之，你提交给生产力局的每一张报价单和每一张发票，都是日后领取政府资助的”凭据”。本文围绕这两份核心文件，梳理科技券官方公布的提交要求与实操要点。
一、报价单（Quotation）要求
1. 报价商数量：每项支出至少两份报价
科技券采用 市场报价机制：申请企业就同一项支出，必须取得 最少两份 来自不同供应商的报价单，由生产力局与企业共同评估「最具成本效益」的方案。
| 支出场景 | 报价单份数 | 备注 |
|---|---|---|
| 单项支出 ≥ 港币 5 万元 | 至少 2 份 | 强制要求 |
| 单项支出 < 港币 5 万元 | 至少 2 份（一般情况） | 以官方最新公布为准 |
| 独家伙伴 / 单一供应商 | 需书面说明理由 | 由生产力局酌情审批 |
2. 报价单必须包含的要素
一份合规的报价单，至少应清晰列明：
- 供应商资料：公司名称、商业登记地址、联络人、电话、电邮
- 报价单编号与日期
- 项目 / 服务名称（必须与申请表中的项目描述一致）
- 明细费用：列明每一项服务、设备、订阅或培训的人日 / 单价 / 数量
- 币种：原则上以港币报价；若以其他货币报价，企业需附上兑换率参考
- 有效期：报价单的有效期限（一般不少于 30 天）
- 供应商签章与签署人姓名、职位
3. 报价商的独立性要求
为防止围标，生产力局要求报价商与申请企业之间 不存在关联关系。例如：
- 供应商不是申请企业的股东、董事、雇员
- 供应商与申请企业不属于同一集团
- 供应商的实际控制人未在申请企业任职
若企业无法找到两家独立报价商，须提交 书面说明，解释市场状况（例如该项服务在香港市场供应商极少）并由生产力局酌情处理。
二、发票（Invoice）要求
项目执行完毕后，企业需提交发票作为「已实际付款」的证明。科技券接受 正式商业发票（Sales Invoice），不接受收据、报价单或形式发票（Proforma Invoice）。
1. 发票必须包含的要素
- 开票方：供应商的公司名称、地址、商业登记号码
- 收票方（抬头）：必须为 申请企业本身的法定名称，且与申请表中的公司名称完全一致
- 发票编号与开票日期
- 服务 / 货物明细：与报价单、项目报告中的描述对应
- 金额、币种、税率
- 付款方式与付款日期：列明支票号码、银行转账参考编号或信用卡交易编号
- 供应商授权人签署及公司盖章
2. 时间顺序的硬性规则
这是不少企业被退回的主要原因之一：
| 文件 | 时间节点 |
|---|---|
| 报价单日期 | 早于 项目开展日期 |
| 项目开展日期 | 晚于 申请获批日期 |
| 发票日期 | 晚于 项目开展日期 |
| 付款日期 | 晚于 发票日期 |
换言之，申请未获批准前已发生的支出，原则上不予资助。若发票日期早于批准日期、或报价单日期晚于项目执行日期，生产力局可视情况扣减甚至拒付该笔资助。
3. 付款证明
发票只是”应收应付”，企业还需提供 银行流水、支票存根或电子付款截图，证明款项已经实际付出。仅提交发票而无付款记录，会被视为”未完成交易”而不获资助。
三、常见被退回 / 拒付的情形
根据公开案例与官方拒收指引，以下情形最为常见：
- 发票抬头错误：写成母公司、子公司、董事个人姓名或简称。
- 报价单日期晚于发票日期：逻辑颠倒，疑似虚构。
- 报价单内容与发票内容不一致：例如报价单写”ERP 系统 1 套”，发票写”软件订阅 1 年”，描述模糊无法核对。
- 付款方式与发票不符：发票写”已收现金”，却未附银行转账记录。
- 币种混乱：报价港币、付款人民币、发票美元，缺乏统一兑换说明。
- 报价商与申请企业存在隐性关联：例如两家供应商共用同一联络人、同一办公地址。
- 重复提交同一供应商的多张发票，试图拆分合同规避报价单对比要求。
四、实操清单：从报价到报销的 7 个步骤
为帮助中小企业把流程走顺，建议按以下顺序准备文件：
- 立项阶段：在申请获批 之前，完成所有市场询价与报价单收集。
- 审批通过后，与中标供应商签订正式服务合同，合同条款与报价单一致。
- 项目执行中：保留所有邮件、会议记录、阶段性交付物。
- 付款时：使用企业对公账户转账，避免现金或个人账户代付。
- 向供应商索取正式商业发票，核对抬头、明细、金额、币种。
- 保留付款凭据：银行月结单、转账截图、支票存根，建议保存 7 年。
- 提交最终报告时：按支出项目逐项上传报价单 + 发票 + 付款证明，三者一一对应。
五、与会计师 / 秘书公司的配合
许多中小企业委托秘书公司或外部会计师准备科技券申请与报销。在此提醒两点：
- 秘书公司不应代替企业签署报价单或发票，所有文件必须由真实供应商与申请企业双方完成。
- 若委托他人代为提交报销材料，须签署 授权书，并保留提交记录，以备生产力局抽查。
结语
科技券的资助款能否顺利到账，最后往往取决于 几页纸的细节。报价单是”采购决策合理”的证据，发票与付款证明是”实际支出”的证据，二者缺一不可。建议企业在项目启动前，就将本文的清单作为内部 SOP，让财务、运营与外部供应商在同一标准下协作。
具体金额门槛、汇率换算口径与最新豁免条款，以生产力局官方最新公布为准。
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常见问答
科技券报价单一定要两份吗？金额低于港币 5 万元是否可以只取一份？
文章明确指出，无论单项支出是否达到港币 5 万元，一般情况下均须取得 最少两份 来自不同供应商的报价单，由生产力局与企业共同评估”最具成本效益”的方案。若属独家伙伴或单一供应商，须书面说明理由并由生产力局酌情审批，具体豁免口径以官方最新公布为准。
报价单上的供应商可以和申请公司有关联吗？
不可以。生产力局要求报价商与申请企业之间 不存在关联关系，例如供应商不得为申请企业的股东、董事或雇员，亦不得与申请企业属于同一集团。若两家供应商共用同一联络人或办公地址，亦可能被视作隐性关联而触发审核风险。
发票抬头写错了怎么办？可以后补修改吗？
文章提示，发票抬头错误是被退回的最常见情形之一，且发票必须以 申请企业本身的法定名称 开立，与申请表中的公司名称完全一致。若已开出错误抬头的发票，应尽快联络供应商重新开具，并在提交最终报告前完成替换，以避免被扣减或拒付资助。
申请还没批下来，能先开发票或先付款吗？时间顺序有什么硬性要求？
不可以。文章给出明确的时间顺序：报价单日期须 早于 项目开展日期，项目开展日期须 晚于 申请获批日期，发票日期须 晚于 项目开展日期，付款日期须 晚于 发票日期。换言之，申请未获批准前已发生的支出，原则上不予资助；若日期逻辑颠倒，生产力局可视情况扣减甚至拒付该笔资助。
发票之外还需要提供哪些付款证明？现金付款可以吗？
企业除提交正式商业发票外，还须附上 银行流水、支票存根或电子付款截图，证明款项已实际付出。文章建议使用企业对公账户转账，避免现金或个人账户代付；仅提交发票而无付款记录，会被视为”未完成交易”而不获资助，相关付款凭据建议保存 7 年备查。
委托秘书公司或会计师代办科技券，可以让他们代替供应商签报价单或发票吗？
不可以。文章明确提醒，秘书公司或外部会计师不应代替企业签署报价单或发票，所有文件必须由真实供应商与申请企业双方完成。若委托他人代为提交报销材料，则须签署 授权书，并保留提交记录，以备生产力局抽查。