董事辞职表格 ND4 填写指南
在香港，一家有限公司的董事如果决定离任，并不是”发个邮件、走个流程”就能完成。根据《公司条例》（香港法例第 622 章），董事必须在辞职生效后的 15 日内通知公司，公司则须在接获通知后的 15 日内向公司注册处递交表格 ND4 — 董事离任通知书。未按时申报，公司及其负责人均可能被处罚款，情节严重者更会被检控。
ND4 是这套流程里最关键的一张表格，许多内地背景的董事因不熟悉香港的法定语言与栏位逻辑，反复被注册处退回。本文以官方表格为基础，逐栏说明 ND4 的填法、所需附件与常见雷区。
一、ND4 是什么？什么时候用？
表格编号：ND4（Notice of Cessation of Directorship / 董事离任通知书） 适用情景：董事因辞职、届满、罢免等原因不再担任公司董事 递交机构：香港公司注册处（Companies Registry） 法定时限：公司须在收到董事离任通知后 15 日内提交，逾期可被处罚款
简单区分三种相近表格：
| 表格 | 用途 | 谁提交 |
|---|---|---|
| ND2A | 委任新董事 | 公司 |
| ND4 | 现有董事离任 | 公司 |
| NR1 | 公司秘书、注册地址变更 | 公司 |
也就是说：董事个人不直接向注册处交 ND4，而是由公司安排提交。 内地的董事朋友通常需要先通知公司秘书，再由秘书或服务代理在 15 日内完成递交。
二、逐栏填写说明
ND4 的格式较为传统，分为公司资料、离任董事资料、离任细节、签署四大部分。下面分栏说明：
第 1 部分：公司基本资料
| 栏位 | 填写内容 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 公司编号 | 7 位数字公司编号 | 印在公司注册证书右上角，可于注册处”公司资料查册”核实 |
| 公司名称 | 现行的中文或英文名称 | 与注册证书、商业登记证上的名称完全一致 |
| 商业登记号码 | 8 位数字 BR 号 | 与最近期有效的商业登记证一致 |
第 2 部分：离任董事资料
| 栏位 | 填写内容 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 中文姓名 / 英文姓名 | 与商业登记证及董事委任表格 ND2A 一致 | 如果董事只有护照英文姓名，中文栏须填”不适用” |
| 香港身份证号码 / 护照号码 | 二选一，优先填写香港身份证 | 没有香港身份证的内地董事须填写内地居民身份证号码或护照号码 |
| 住址 | 董事的通讯地址（不接受”转交”地址） | 须为可联络董事本人的真实地址 |
注意：注册处对外公开的「Director Search」查询结果只显示部分姓名缩写及身份证/护照号码首几位，住址不会公开。但填错住址会导致注册处的补正信无法送达董事本人。
第 3 部分：离任细节
这是最容易填错的部分，请逐项核对：
- 离任性质（Nature of Cessation）：在”Resignation / 辞职”、”Expiry of term / 任期届满”、”Removal / 被免职”三个选项中只勾选一项。
- 离任日期（Date of Cessation）：必须是实际生效日期，而非董事口头提出辞职的日期。如果公司董事会通过接受辞职的决议，要填写决议日期；若属任期届满，则填写届满当日。
- 送达通知日期（Date of Notice Received by Company）：公司秘书实际收到董事书面通知的日期，注册处会用此日期判定公司是否在 15 日内合规申报。
第 4 部分：公司签署
ND4 必须由公司董事或公司秘书签署，并注明签署日期。电子提交时须以公司”公司账号”登入，以授权签署人认证。
三、所需附件清单
递交 ND4 时，多数情况下不需要大量证明文件，但以下情形必须附加：
- 董事的辞职信副本：清晰显示辞职意向及落款日期。若涉及中文姓名差异，需附上中文签名样本。
- 董事会决议摘录（如适用）：若离任经过董事会决议，须提供决议副本，证明公司已正式接受辞职。
- 公司组织章程细则相关条款：章程内有关董事任期的条款，需作为确定”届满日期”的依据。
自 2023 年起，公司注册处大力推广电子化服务（e-Submission），使用电子方式提交 ND4 可享减半收费及即时回执。具体费用以官方最新公布为准。
四、递交方式与费用
表格 ND4 有两种递交途径：
| 方式 | 渠道 | 处理时间 | 费用 |
|---|---|---|---|
| 纸质递交 | 亲自到金钟道政府合署 15 楼注册处柜台或邮寄 | 一般 5–7 个工作日 | 以官方最新公布为准 |
| 电子递交 | 公司注册处”电子服务”系统 | 一般 1–3 个工作日 | 纸质费用的一半左右 |
递交后会收到回执编号，之后可于”公司资料查册”栏目看到董事名单已更新。整个流程完成后，注册处会在公开记录中显示该董事的”离任日期”。
五、常见驳回原因与避免方法
注册处每年退回大量 ND4 表，以下五类问题占绝大多数：
1. 公司编号或 BR 号填错
- 表现：6 位、8 位数字与证书不一致。
- 对策：递交前以公司注册证书原件逐字核对。
2. 中文与英文姓名混用
- 表现：只在英文栏填写，中文栏留空；或中英文栏姓名与商业登记证不一致。
- 对策：以商业登记证及 ND2A 委任表格为准，三份文件姓名必须统一。
3. 离任日期与辞职信日期混淆
- 表现：把董事提交辞职信的日期当成离任日期，但实际生效日期应为董事会接受日。
- 对策：翻查辞职信、董事会会议记录、公司章程，厘清”提出—接受—生效”三个时间点。
4. 离任性质勾选错误
- 表现：辞职与届满两栏都被勾选。
- 对策：仅勾选一项；若辞职信中已说明原因（如”任期届满不愿续任”），按实质归类。
5. 忘记更新商业登记及公司内部记录
- 表现：ND4 已提交，但银行、税务局、牌照机构尚未收到更新版本，董事仍被当作现任处理。
- 对策：完成注册处申报后，主动将更新后的 ND4 副本送交商业登记署、银行、合作伙伴，并要求公司秘书同步更新内部「董事名册」（Register of Directors）。
六、董事离任后的额外注意事项
完成 ND4 申报，并不等于离任流程完全结束。董事还应留意以下事项：
- 税务事项：离任董事的最后一笔董事酬金须由公司在评税年度内完税；公司须保存董事任期内所有薪酬记录至少 7 年。
- 商业登记证：部分董事的”住宅地址”会显示于商业登记证副本，需要更新。
- 银行 KYC：开户银行通常要求公司提供最新的董事名册与 ND4 副本，否则可能冻结账户或要求重做尽职调查。
- 公司印章与文件：董事持有的公司印章、合同正本应于离任后7 日内交还公司。
- 离职后责任：根据《公司条例》第 462 条，离任董事在某些情况下仍需对任期内产生的公司债务承担责任，不可掉以轻心。
七、给内地董事的特别提醒
内地背景的董事来港担任职务时，建议注意以下细节：
- 签署姓名以”商业登记证”为准：香港与内地使用姓名顺序相反（如内地”张三”，香港可能登记为”Chan San”），务必一致。
- 内地身份证号码也可以填写：若董事只有内地身份证，可在”身份证号码”栏填写内地身份证号码。注册处已接受此类号码作为识别。
- 通讯地址最好使用香港本地地址：若离任后董事将返回内地长期居住，应留下可代收文件的香港代理地址，避免注册处补正信”无人签收”导致申报逾期。
- 如有疑问，可委托秘书公司代办：ND4 表格本身不难，但时间节点与多部门同步较为繁琐。专业秘书公司通常费用不高，且能一并处理银行 KYC、商业登记更新等后续工作。
结语
ND4 看似只是一张表格，背后却连接着公司治理、税务、银行与法律责任。任何一次董事离任，最稳妥的做法都是”先确认生效日期，再以公司名义在 15 日内提交 ND4，最后同步通知所有相关机构”。 这套三步走的节奏，能让你在合规上几乎不出错。
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本文涉及的所有费用、处理时间与表格要求，均以香港公司注册处及税务局最新公布为准，建议提交前再次核对官方信息。
常见问答
ND4 应该由董事本人提交还是公司提交？
根据《公司条例》第 622 章规定，ND4 必须由公司提交，而非董事个人。内地董事决定离任后，应先以书面形式通知公司秘书，再由秘书或公司委托的服务代理在收到通知后的 15 日内完成递交。若董事自行提交，注册处通常不会受理。
内地居民身份证号码可以作为董事身份证件填写在 ND4 上吗？
可以。文章明确说明，若董事没有香港身份证，可在内地的身份证号码或护照号码栏填写内地身份证号码，注册处接受此类号码作为识别。但须留意该号码仅作存档，不会显示于”Director Search”的公开结果中。
ND4 中的”离任日期”应该填哪天？是写辞职信那天吗？
不是。离任日期必须是实际生效日期，而非董事口头或书面提出辞职的日期。若属董事会决议接受辞职的情况，应填决议日期；若是任期届满，则填届满当日。文章建议翻查辞职信、董事会会议记录与公司章程，厘清”提出—接受—生效”三个时间点，避免与”送达通知日期”混淆。
提交 ND4 后还需要通知银行或税务局吗？
需要。文章特别提醒，ND4 提交并不等于离任流程结束，公司还应主动将更新后的 ND4 副本送交银行、商业登记署、合作伙伴及牌照机构，否则董事可能仍被当作现任处理，影响账户使用或尽职调查。税务方面，公司须保存董事任期内所有薪酬记录至少 7 年。
内地董事离任后返回内地，应该如何处理通讯地址？
文章建议留下可代收文件的香港代理地址。由于 ND4 表格可能需要补正，住址不接受”转交”地址；若使用内地地址，注册处的补正信可能”无人签收”导致申报逾期。因此，建议内地董事在离任前确认一个能稳定代收香港邮件的本地地址，以免影响后续合规流程。具体安排可咨询秘书公司或专业代办机构。