遥距营商计划参与展会合规要点
疫情之后,香港不少中小企业开始用遥距营商计划(Distance Business Programme,简称 D-Biz)购置线上展示工具、直播设备、虚拟展厅系统,以开拓内地及海外市场。随着业务恢复线下,不少获批企业希望把节余资金或新一年度预算投向实体展会与跨境展销活动——例如香港贸发局主办的礼品展、灯饰展、美食博览,以及内地广交会、进博会、消博会等。
问题在于:D-Biz 的本质是资助企业采用 ICT 方案实现遥距营运,而非传统的线下推广补贴。参与展会能否列入资助范围?展览摊位、差旅、宣传物料能否报销?这些都是审计时的高风险点。本文整理参与展会的合规要点,帮助申请企业在拓展业务的同时,守住审计红线。
一、先认清 D-Biz 的资助本质
D-Biz 由香港特区政府于 2020 年推出,旨在鼓励企业在疫情冲击下通过科技手段维持营运。计划设有三类合资格项目,由政府全数资助最多 30 万港元的方案开支:
| 项目类别 | 涵盖内容 |
|---|---|
| A. 网上营商方案 | 官网建置、电子商贸平台、网上预约系统、CRM/ERP、SEO/SEM |
| B. 网上/遥距会议方案 | 视像会议工具、协作平台、线上协作订阅 |
| C. 网上/遥距培训方案 | 网上学习平台、虚拟课堂、培训录播工具 |
注意:D-Biz 并不存在”线下展会”或”市场推广”的独立资助类别。把摊位费、差旅、宣传印刷费打包申报,极易在审计阶段被认定为不符资助范围,面临撤资或法律责任。
二、哪些”展会相关开支”有可能合规?
并非所有展会开支都被排除。关键判断标准是:该开支是否用于让企业具备”遥距营商”的能力,或用于推广已建置的遥距方案。
可以考虑列入资助的场景
- 虚拟展会摊位费 在线上展览平台(如 Virtual Expo、香港贸发局「展览+」线上版)开设虚拟展位,用于展示产品、接洽买家。若该平台属 D-Biz 合资格供应商提供的方案,平台年费或展位费可纳入 A 类网上营商方案。
- 展会期间的直播设备 为参加线下展会并同步遥距直播而采购的高清摄录机、补光灯、4G/5G 路由器——若属”遥距营商相关设备”,可视情况申请。
- 线上推广配套 已建置的网站/网店,为配合参展而做的功能升级(如多语产品页、即时询价模组、线上洽谈室),属 A 类资助延伸。
- 遥距客户接洽工具 展会期间用于遥距会议、与海外客户视频对接的订阅式 SaaS 工具(视像会议、虚拟展房),属 B 类范围。
容易被审计剔除的开支
- 实体展位的摊位租金、装修、展板制作
- 差旅费:机票、酒店、当地交通、膳食
- 印刷品:宣传单张、产品目录、礼品
- 公关费用:开幕酒会、模特、表演
- 员工参展期间的薪酬
这些项目即使与展会相关,因不属于”遥距营商方案”支出,原则上不在 D-Biz 资助范围。
⚠️ 实操建议:申报前对照「D-Biz 计划指南」逐项核对,任何模糊地带都应书面询问秘书处或所委托的科技顾问公司。
三、参与展会前的四项合规自检
1. 确认供应商是否在 D-Biz 合资格名单
D-Biz 要求所有受资助项目由政府公布的资讯科技服务供应商提供,不得自行从坊间购买。展会平台、视像会议服务、直播设备供应商均须先核对其公司名称是否在名单上,以及所提供的方案是否已预先核准。
2. 区分”参展合同”中的可分拆项目
与展会主办方签订合同时,尽量要求逐项分列报价:
| 合同项目 | 是否可申报 D-Biz |
|---|---|
| 线上虚拟展位年费 | ✅ 可纳入 A 类(若供应商合资格) |
| 实体摊位租金 | ❌ 不可 |
| 直播器材租用 | ⚠️ 视乎是否列为方案一部分 |
| 宣传品印刷 | ❌ 不可 |
| 主办方提供的网上刊登服务 | ⚠️ 须确认是否属合资格方案 |
分项报价既方便内部记账,也方便日后审计时清晰区分。
3. 保留完整的支援文件
D-Biz 审计一般会抽查整套采购与营运记录,包括:
- 报价单与投标文件(须有至少两家供应商比较)
- 采购订单、发票、付款凭证
- 供应商签订的项目合约
- 项目交付物(网站后台截图、平台账号、培训纪录)
- 内部使用纪录与 KPI 报告(例如三个月内网站流量、订单数、视频会议时长)
展会项目尤其需要补充:展位上线截图、虚拟展房访问数据、直播观看人次、展会期间通过遥距工具达成的洽谈笔数。这些证据证明方案确实用于”遥距营商”而非纯线下活动。
4. 注意宣传素材的知识产权与授权
虚拟展位、宣传影片、产品图片常涉及第三方素材,审计时若被发现使用未授权素材,可能被认定为方案不完整或存在法律风险。务必保留:
- 字体、图片、音乐、影片的授权证明
- 模特肖像同意书
- 软件授权凭证
四、申请流程时间轴(以官方最新公布为准)
| 阶段 | 内容 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 1. 选方案 | 在 D-Biz 网站挑选合资格供应商及方案 | 确认供应商仍在名单有效期内 |
| 2. 签订合约 | 与供应商签订书面合约 | 合约金额、范围须与申请一致 |
| 3. 递交申请 | 经科技顾问公司于系统提交申请 | 展会日期建议晚于申请批核 |
| 4. 批核 | 秘书处审核(原计划为约 10 个工作日) | 实际轮候时间以官方公布为准 |
| 5. 项目启动 | 完成方案建置、测试、培训 | 建议保留项目时间表 |
| 6. 申请发还 | 项目完成后提交发还拨款申请 | 一般须 60 天内完成 |
| 7. 审计 | 秘书处或外聘核数师抽样审计 | 保留所有凭证不少于 7 年 |
五、常见违规情形与避免方法
| 违规情形 | 后果 | 避免方法 |
|---|---|---|
| 把实体摊位费打包申报 | 整笔拨款撤回,列入观察名单 | 严格区分线上/线下开支 |
| 自行在坊间购买设备 | 项目不获发还 | 透过合资格供应商采购 |
| 方案建置与申请资料不符 | 怀疑造假,移送处理 | 项目交付物须与申请描述一致 |
| 供应商非名单内公司 | 项目不受理 | 申请前双重核对名单 |
| 未达 KPI 而结案 | 未来申请受影响 | 设定可达成的使用指标并保留纪录 |
六、参展之外的延伸资源
若企业希望获得实体展会专项资助,可考虑以下政府/公营机构计划:
- 中小企业市场推广基金(EMF):专门资助中小企业参加境外展销活动,资助金额与比例以官方最新公布为准,可与 D-Biz 互不冲突地并行使用。
- 工商机构支持基金:针对工商组织、行业协会主办的市场推广项目。
- BUD 专项基金:资助企业拓展内地及自贸协定市场,涵盖广告、展会、品牌推广。
合理组合多个资助计划,既能扩展展会预算,又能分散审计风险。
结语
遥距营商计划的本意,是资助企业建立可长远使用的科技基建。展会只是验证方案成效的场景,而不是资助对象本身。合规的核心,是把每一笔开支清晰归类于”遥距营商方案”或”传统市场推广”,再用合适的资助计划去对应。事前多做一份分项合约,事后多留一组证据,审计时自然心中有数。
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常见问答
D-Biz 资助可以用于参加香港贸发局或广交会的实体展会吗?
D-Biz 并未设立独立的「线下展会」或「市场推广」资助类别,实体展位的租金、装修、展板制作、差旅及印刷品等开支,原则上不在资助范围之内。把这些费用打包申报,容易在审计阶段被认定为不符资助范围,面临拨款撤回或法律责任。实体展会如需专项资助,可考虑中小企业市场推广基金(EMF)等其他计划。
虚拟展位费或线上展览平台年费能否用 D-Biz 报销?
可以视情况纳入资助范围。前提是该线上展览平台属于 D-Biz 合资格供应商提供的方案,且费用性质属于 A 类「网上营商方案」下的平台年费或虚拟展位费。申请前应核对供应商是否在政府公布的资讯科技服务供应商名单上,并确认其方案已预先核准。
参加展会期间购买直播设备、视像会议订阅,可以列入 D-Biz 吗?
若该设备或订阅是为配合遥距营运而采购,且供应商在 D-Biz 合资格名单内,可视情况申请。例如用于展会同步遥距直播的高清摄录机、补光灯、4G/5G 路由器,以及展会期间用于遥距接洽海外客户的视像会议 SaaS 工具等。但纯线下场景使用的器材或租用费,不在资助范围。是否合资格最终以秘书处审核为准。
D-Biz 审计一般会查哪些凭证?展会项目需要额外准备什么?
D-Biz 审计一般会抽查报价单与投标文件(须有至少两家供应商比较)、采购订单、发票、付款凭证、供应商合约、项目交付物、内部使用纪录与 KPI 报告等。展会项目还应补充:虚拟展位上线截图、虚拟展房访问数据、直播观看人次、展会期间通过遥距工具达成的洽谈笔数等,以证明方案确实用于遥距营商。所有凭证建议保留不少于 7 年。
D-Biz 与中小企业市场推广基金(EMF)能否同时申请?
可以。文章明确指出,EMF 专门资助中小企业参加境外展销活动,与 D-Biz 属不同性质的资助计划,可互不冲突地并行使用。此外,工商机构支持基金、BUD 专项基金也是针对市场推广或品牌拓展的资源。合理组合多个计划,既能扩展展会预算,也能分散审计风险。各计划的资助金额、比例与申请资格以官方最新公布为准。