市场推广基金报价比较表制作要求
市场推广基金（EMF）是「发展品牌、升级转型及拓展内销市场的专项基金」（BUD 专项基金）旗下的资助计划，专门协助香港企业通过品牌推广、展览参展、广告投放、营销活动等开拓内地及海外市场。每位申请人在提交项目时，都必须附上一份符合规定的报价比较表——这份表格看似简单，却是审批官员判断采购合理性、避免利益输送的第一道关卡。
不少申请被退回或评分扣分，问题并非出在项目本身，而是报价比较表的格式或内容不符合要求。本文整理官方公布的具体规格、常见错误与制作要点，帮助中小企业一次过完成。
一、什么是报价比较表？
报价比较表（Quotation Comparison Sheet / Schedule of Quotation）是申请 EMF 时的一份必备附件，用于：
- 证明采购合规：政府资助要求申请人向足够数量的供应商索取报价，确保价格合理、未存在利益输送
- 辅助审批判断：审批委员会通过横向比较各供应商的报价、服务内容、交付期等，决定是否批出资助
- 留存审计依据：项目完成后的核销阶段，同样需要核对报价表的承诺与实际支出是否一致
简单理解：报价比较表就是一份”采购决策备忘录”，把每家供应商的方案放在同一框架下对比，让审批者一目了然。
二、报价比较表的核心格式要求
根据工业贸易署（工贸署）及 BUD 专项基金秘书处公布的指引，报价比较表必须满足以下规格：
1. 一位供应商一份报价单
每位供应商的报价文件必须独立装订、独立呈交，不得与其他供应商的报价合订成同一份文件。这样做的目的，是避免供应商之间知悉彼此报价、避免串标舞弊。
实务上，这意味着：
- 每家供应商的报价信、报价单、公司资料应各自为一份独立 PDF
- 报价比较表本身（汇总比较页）则可作为另一份独立文件提交
- 若以纸质方式递交，每位供应商的资料须独立放入信封或文件夹
2. 报价比较表必须包含的字段
一份合规的报价比较表应至少列明以下内容（具体字段以官方最新公布为准）：
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 项目名称 | 对应 EMF 申请项目名称 |
| 供应商编号 / 名称 | 每家供应商独立成行 |
| 服务/产品内容 | 与 EMF 申请项目可量化的服务项目 |
| 报价金额 | 含税总价、政府资助额、企业自付额 |
| 报价日期 | 报价单发出的实际日期 |
| 有效期 | 报价单的有效期限（通常不少于项目结束日） |
| 交付/完成日期 | 服务完成或产品交付时间 |
| 付款条款 | 一次性 / 分期 / 完成验收后付款 |
| 联系资料 | 联络人、电话、电邮（供审批方抽查） |
| 比较摘要 | 审批者根据价格、内容、经验等给出比较意见 |
3. 报价单必须由供应商直接发出
报价文件的抬头必须是供应商本身，而非申请人公司代为填写。常见错误包括：
- 由申请人自行制作一张表格，再让供应商”盖章确认”——此做法不被接受
- 同一公司旗下关联企业互相报价——需特别说明关联关系，审批方或要求额外资料
- 报价单无公司盖章、无签署人姓名及职位、无日期——视为无效报价
4. 报价金额应与申请项目一致
每个采购项目的报价金额必须与 EMF 申请表格内填写的预算完全对应。例如：
- EMF 申请表格填写「广告投放港币 30 万元」
- 报价比较表内的广告投放项目，对应三家供应商报价分别为 32 万、30 万、35 万
- 中标供应商的报价金额，应与最终获批资助金额一致
若申请阶段选用较高报价，而项目执行时改用较低报价的供应商，须提交书面解释并经审批同意，否则可能影响最终拨款。
三、报价数量要求：采购金额决定索价数量
政府资助项目按采购金额大小划分索价档位，目的是确保价格经过充分市场竞争。以下为常见档位参考（以官方最新公布为准）：
| 单项采购金额（港币） | 须取得的报价数量 |
|---|---|
| 不超过 5 万元 | 建议至少 2 份报价 |
| 5 万 – 50 万元 | 至少 3 份报价 |
| 50 万 – 100 万元 | 至少 4 份报价 |
| 超过 100 万元 | 至少 5 份报价，并建议公开招标 |
注意事项：
- 若市场上确实无法取得足够数量的报价（例如服务高度专业化、本地仅有两三家供应商），申请人须提交「报价不足声明」，书面解释原因并提供市场调研证据
- 关联供应商（即与申请人有股权、董事、家属重叠的供应商）原则上不计入有效报价数量，须以独立第三方供应商为主
- 报价单的发出日期应在 EMF 申请日期之前，避免事后追溯补单
四、报价比较表常见错误与扣分项
审批官员审查报价比较表时，以下问题最容易导致申请被退回或延迟：
形式问题
- 报价单过期（有效期已过、报价日期超过项目期）
- 报价单缺少公司印章或签署人资料
- 多家供应商报价装订在同一份 PDF 内
- 报价单内容为手写或扫描模糊，难以辨认
内容问题
- 三家供应商报价内容差异过大（如一家提供全包服务、一家仅提供单项），缺乏可比性
- 报价金额与 EMF 申请预算不一致
- 报价方与申请人属关联公司而未主动声明
- 项目描述过于笼统（如只写”推广服务”而非具体服务清单）
实质问题
- 同一时间段内三家供应商由同一联系人接洽，疑似串标
- 中标供应商并非最低价，但未提供合理书面解释
- 报价明显高于市场行情（如印刷品报价高于市价一倍），需提交额外理据
五、制作报价比较表的实务建议
1. 提前规划采购流程
建议在正式启动 EMF 申请前至少 3 个月开始接触供应商：
- 第 1 个月：拟定采购清单、筛选供应商清单
- 第 2 个月：发出询价单、收集报价、谈判
- 第 3 个月：完成报价比较、选定供应商、准备申请文件
2. 统一报价格式
向所有供应商发出统一模板的询价单（Request for Quotation），要求供应商按相同项目、相同规格、相同交付期回报价。这样做的好处：
- 报价可比性高，减少审批质疑
- 避免供应商因理解差异而出现重大落差
- 减少后续修改、补件的次数
3. 保存完整书面记录
每家供应商的往来邮件、报价信、修订版报价、确认信等都应保留，并在申请时按需要提交。审批方在抽查阶段可能要求查看通讯记录。
4. 中标决定要有理据
若选择非最低价供应商，必须在报价比较表上详细列出原因，例如：
- 服务内容更全面
- 供应商在相关行业经验更丰富
- 交付期更短
- 过往合作记录良好
理据应具体、可量化、可验证，避免空泛表述。
5. 关联供应商须申报
若申请人公司董事、股东、家属与某供应商存在关联关系，必须在申请时主动披露，并提供独立第三方的额外报价作为对照，以证明定价公允。
六、提交后的核销阶段要求
获得 EMF 资助后，项目完成阶段的核销同样依赖报价比较表。届时需确保：
- 实际付款金额不超过报价时的金额上限
- 实际采购内容与报价单描述一致
- 中标供应商与申请阶段选择一致（更换供应商须事先书面申请并获批）
- 保留所有发票、付款凭证、交付证明
若实际支出明显低于报价金额（例如预算 30 万、实付 20 万），政府资助额会按比例下调，企业可保留节余款或按合约条款处理，具体以资助协议条款及官方最新公布为准。
结语
报价比较表不仅是 EMF 申请的形式要件，更是审批官员判断项目合规性的核心依据。中小企业只要在申请前做好采购规划、统一询价模板、保留完整书面记录，并按官方要求装订提交，大幅提升一次过审批的概率。
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