报价比较表制作规范
申请香港政府资助项目（如 BUD 专项基金、TVP 科技券、EMF 中小企业市场推广基金等）时，采购环节几乎都要求提交「报价比较表 / Quotation Comparison Table」。这是审批员判断项目成本是否合理、报价是否市场公允的核心凭证。然而现实是：表格栏目设计不规范、规格填写不完整、报价日期过期、供应商资料缺失等问题，往往成为申请被退回补件甚至被拒的主要原因。本文为有意申请资助的中小企业整理一份可直接套用的制作规范。
资助种类繁多，本文以常见规范为主。具体栏位与份数要求以各基金最新指南为准。
一、为什么要做报价比较表？
政府资助的核心理念是「公帑运用须审慎」。当项目涉及采购货品、设备、外包服务、宣传制作或顾问服务时，资助方一般要求申请人：
- 取得足够数量的独立报价（多数基金要求每项不少于 2 至 5 份书面报价）；
- 比较内容、价格、规格、交期、条款；
- 说明选择某一供应商的理由；
- 避免利益冲突与关联交易。
报价比较表正是这套程序的标准化载体——既是给审批员看的「证据链」，也是企业自身留下决策轨迹的内部档案。
二、报价数量门槛：怎么算「足够」？
不同基金、不同金额档位的报价份数要求并不统一，下面整理常见规则（具体以官方最新公布为准）：
| 单项采购金额（港币） | 一般要求 | 适用情况 |
|---|---|---|
| 5,000 元以下 | 1 份内部报价或市场参考价 | 小额采购 |
| 5,000 – 50,000 元 | 至少 2 份独立书面报价 | TVP、BUD 多数项目 |
| 50,000 – 200,000 元 | 至少 3 份独立书面报价 | 较大型设备、外包项目 |
| 200,000 元以上 | 至少 5 份独立书面报价，部分基金要求招标 | EMF、大额 BUD |
「独立」 是关键：供应商之间不得存在关联关系、母子公司关系或共同股东；申请人董事 / 股东 / 家属拥有的公司不可参与报价，否则一律视为无效。
三、报价比较表的标准栏位
一份规范的报价比较表，通常包含以下栏位。栏位顺序与中英对照如下，企业可据此建立内部模板：
基础资讯栏
| 栏位 | 英文对照 | 填写要点 |
|---|---|---|
| 项目编号 | Item No. | 与申请书的预算表编号一致 |
| 项目名称 | Item Description | 货品 / 服务的中英文全称 |
| 规格 / 型号 | Specifications / Model | 必须三家完全一致，差异处加注 |
| 数量 | Quantity | 与项目实际需求相符 |
| 报价日期 | Quotation Date | 须在申请提交前的有效期内（一般 3–6 个月内） |
| 报价有效期 | Validity Period | 至少覆盖到预计采购日 |
价格与条款栏
| 栏位 | 英文对照 | 填写要点 |
|---|---|---|
| 单价 | Unit Price | 含税或不含税需注明 |
| 总价 | Total Price | 单价 × 数量 |
| 折扣 | Discount | 列明折扣条件与最终成交价 |
| 付款条款 | Payment Terms | 月结 30 / 预付 50% 等 |
| 交付期 | Delivery Lead Time | 与项目执行时间表匹配 |
| 保修 / 售后 | Warranty / After-sales | 期限与覆盖范围 |
| 报价币种 | Currency | HKD / RMB / USD 等，须统一折算口径 |
供应商栏
| 栏位 | 英文对照 | 填写要点 |
|---|---|---|
| 公司名称 | Company Name | 与商业登记证一致 |
| 商业登记号 | BR No. | 11 位数字 |
| 注册地址 | Registered Address | 用于核查独立性与地域相关性 |
| 联络人 / 电话 | Contact Person / Tel | 供审批员必要时回访 |
| 报价单编号 | Quotation Ref. No. | 供应商自行编号 |
| 是否关联交易 | Related Party? | 必须勾选「否」，并由董事签署确认 |
决策栏（企业自留 + 审批员查看）
| 栏位 | 英文对照 | 填写要点 |
|---|---|---|
| 推荐供应商 | Recommended Supplier | 三选一或注明理由 |
| 选择理由 | Justification | 价格、规格、经验、交期、过往合作等 |
| 审批人签署 | Approved by | 申请企业负责人签字 + 日期 |
四、规格统一的硬性要求
很多申请被退回，是因为三家报价规格对不上，导致无法客观比较。规范做法：
- 撰写统一的询价函 / Request for Quotation（RFQ）：写明项目背景、规格清单、交付要求、报价截止日、币种、回邮方式，发送给 3–5 家供应商；
- 要求供应商按相同规格回覆：避免「A 公司报 iPhone 15、B 公司报 iPhone 16」这种无法比较的情况；
- 规格差异处用脚注说明：若某供应商的报价含额外配件、升级型号，须在备注栏注明并解释为何仍可比较；
- 不接受「视乎情况」式报价：所有报价单须为书面、盖章、签字、注明日期与有效期。
五、关联交易的禁区
政府资助明文禁止利益输送。下列情况一律视为不合规：
- 报价供应商由申请企业的董事、股东、其配偶或直系亲属持有 / 控制；
- 报价供应商之间存在共同股东、共同董事；
- 报价供应商在过去 12 个月内与申请企业有过非市场化交易；
- 同一地址、同一电话、同一电邮的不同公司分别报价。
自保方法：在报价比较表末尾增设「利益申报声明」，由企业授权代表签署：「本公司确认上述报价供应商均为独立第三方，与本公司及其关联方不存在任何直接或间接利益关系，特此声明。」
六、常见退回原因与避免方法
| 退回原因 | 占比（经验估计） | 避免方法 |
|---|---|---|
| 报价份数不足 | 高 | 严格按金额档位取得足够份数 |
| 报价日期过期 | 高 | 提交前确认每张报价单均在有效期内 |
| 规格不统一 | 中高 | 用 RFQ 锁定规格，逐项比对 |
| 缺商业登记号 | 中 | 询价阶段即要求供应商提供 |
| 选择理由空泛 | 中 | 用 3–5 条具体因素支撑决策 |
| 存在关联交易 | 中 | 自行筛查股东重叠，主动申报 |
| 缺盖章 / 签字 | 低 | 要求供应商提供完整签章版本 |
七、自查清单：提交前过一遍
在提交报价比较表前，建议对照以下清单逐项打勾：
- 每项采购的报价份数达到该基金最低要求
- 所有报价单均为书面（盖章 + 签字 + 日期）
- 报价日期在申请前 3–6 个月内（具体以官方最新公布为准）
- 规格、型号、数量三家完全一致或差异处已备注
- 每家供应商均提供商业登记号、地址、联络方式
- 关联交易声明已签署
- 单价、总价、币种、折扣已统一换算
- 推荐供应商的选择理由已填写（不少于 3 条具体因素）
- 报价比较表与申请书的预算表编号一致
- 保留所有供应商报价单原件，以备审批员抽查
八、建立企业内部的报价模板库
与其每次申请都从零制作，不如沉淀一套企业级模板：
- 空白报价比较表（Excel）：固定栏位、下拉选项、公式自动算总价；
- 询价函模板（Word）：分中英两版，注明项目代号、规格清单、回邮期限；
- 供应商资格审查清单：商业登记、独立性声明、过往合作记录；
- 选择理由话术库：按价格、规格、经验、交期、售后分类预写常用句式；
- 版本管理：每次申请单独建文件夹，命名规则为「基金名 + 项目名 + 日期」。
这样下次申请 BUD 续期、TVP 新项目、EMF 推广时，模板直接调用，节省 30%–50% 准备时间，也大幅降低格式出错风险。
报价比较表表面是表格，实际是政府审视企业治理水平的一扇窗。一份规范、透明、可追溯的比较表，配合清晰的 RFQ 流程与利益申报，能让审批员对企业整体合规度产生信任，也有助于申请顺利进入下一阶段。
香港大全 整理了 BUD 专项基金、科技券 TVP、市场推广 EMF 等常见资助的申请指南、预算编制范本与模板工具，供内地赴港经营的中小企业持续参考。