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市场推广基金报价比较信撰写要点

「市场推广基金」（Marketing Fund，简称 EMF）是香港特别行政区政府为协助香港企业（特别是中小企业）开拓境外市场而设立的资助计划。企业在申请拨款时，几乎每一笔宣传支出都需要提交报价比较文件（Quote Comparison）作为成本合理性的证据。如果撰写不规范，轻则被发回修改延误拨款，重则被认定为资料不全而拒批。

本文整理报价比较信的标准结构、必含元素与常见踩坑点，帮助企业在准备 EMF 申请材料时一次过审。

一、什么是 EMF 报价比较信？

EMF 要求申请企业在采购单项金额达到或超过港币 3,000 元的宣传服务或项目时，必须取得至少两份独立供应商的书面报价，并附上一份正式的「报价比较信」（Quote Comparison Letter / Memo），用以：

  1. 证明报价来源独立、合法——避免利益输送或自买自报；
  2. 说明选择最终供应商的理由——不一定是最低价，但要逻辑清晰；
  3. 展示成本控制意识——体现企业按市场合理价格使用公帑。

需要注意的是，「市场推广基金」的实际名称、英文缩写、资助金额上限及单项限额，以政府工业贸易署或相关执行机构最新公布的为准。企业在动手准备材料前，请先查阅官方网站确认。

二、报价比较信的标准结构

一份合规的报价比较信通常包含以下五个部分：

1. 信头与基本信息

2. 项目概述

用 2–4 句话讲清楚：

3. 报价明细对比表

这是整封信的核心。建议使用三栏或四栏表格，把所有供应商的报价条件并列呈现：

供应商名称 服务范围 报价（HK$） 付款条款 交付期 备注
公司 A 含创意、设计、媒介投放 38,000 30% 定金 + 70% 验收 4 周 5 年行业经验
公司 B 含创意、设计，不含媒介 22,000 50% 定金 + 50% 验收 6 周 报价不含税
公司 C（中标） 全包，含创意、媒介、结案报告 30,000 40% 定金 + 60% 验收 5 周 附两次免费修改

表格之后，一定要附上每家供应商的正式盖章报价单扫描件，并在文件清单中标明页码。

4. 供应商独立性声明

明确说明三家（或两家）供应商：

这是审批人员重点核查的内容，隐瞒关联关系会导致整份申请被列为不诚信记录。

5. 选定理由与签署

用 3–5 句话解释为何最终选择该供应商，常见逻辑包括：

信件末尾由项目负责人及公司授权人共同签署，注明职位、日期，并加盖公司印章。

三、撰写报价明细时的五个关键维度

审批人员看报价对比，不是单纯看总价，而是看「价格—质量」的整体合理性。建议在表格中至少覆盖以下五个维度：

1. 服务范围（Scope of Work）

明细到「包含几次创意提案、几版设计稿、几轮修改、是否含拍摄、是否含媒介投放」等。如果两家供应商报价相差很大，要先确认服务范围是否一致——不在同一基准上的报价无法直接比较。

2. 报价构成（Cost Breakdown）

总额背后的明细：

EMF 强调「合理成本」，明细越清楚越能自证清白。

3. 付款条款（Payment Terms）

EMF 一般遵循「按进度付款」原则：预付款比例过高（如要求 100% 定金）的供应商通常会被质疑其财务稳健性。建议优先选择定金比例 30%–50%、验收后支付尾款的方案。

4. 交付时间（Delivery Timeline）

明确从签约到交付的活动周期，对照企业宣传计划档期。如果选择报价较低的供应商但交付期延误整个推广档期，反而得不偿失——这点要在「选定理由」中写清。

5. 资质与案例（Credentials）

资质不能弥补价格的差距，但能解释「为什么报价偏高」。

四、四类常见被退回的原因

1. 报价单来源不规范

对策：选择真正独立的市场主体，保留原始盖章报价单 PDF，更新报价以贴近实际签约时间。

2. 比较表信息不全

只写「公司 A 报价 3 万、公司 B 报价 3.5 万」，没有服务范围、交付期、付款条件。审批人员无法判断比较的合理性。

对策：按上一节的五维度完整填写，必要时附注补充说明。

3. 最低价未被采用却无说明

明明 C 公司报价最低，却选了 A 公司。如果不在信中给出令人信服的解释（如服务范围不匹配、资质不足、交付期太慢），审批人员会怀疑存在利益输送。

对策：逐条对比三个维度（价格、质量、时间），说明选 A 的核心逻辑。

4. 缺独立性声明

整个信函中完全没有提及供应商与公司的关系。一旦审批人员发现任何潜在关联，整份申请可能直接被搁置。

对策：在信中独立成段，写明「据本公司所知，上述供应商与本公司及本公司董事/股东/员工无任何关联」。

五、套用模板：一份可直接改写的报价比较信范例

以下为简化模板，企业可根据实际情况修改：

〔公司英文名称〕 〔公司中文名称〕 地址：〔公司地址〕 商业登记证编号：〔BR 号码〕

日期：〔YYYY-MM-DD〕

报价比较信 —〔项目名称〕

致：市场推广基金秘书处

兹就本公司拟于〔活动日期〕于〔地点〕举办的〔项目类型〕，现提交三家独立供应商之书面报价，比较如下：

项目概述 本项目旨在〔一段话说明宣传目的〕，拟定总预算为港币〔金额〕元。

报价比较

项目 供应商 A 供应商 B 供应商 C（拟定）
服务范围 … … …
总报价（HK$） … … …
付款条款 … … …
交付期 … … …
资质/案例 … … …

供应商独立性声明 本公司确认，上述三家供应商均为独立于本公司、本公司董事、股东及员工的第三方，彼此之间亦不存在关联关系。随函附上三家供应商盖章报价单扫描件〔页码 X–X〕。

选定供应商及理由 经综合评估服务范围、报价、交付期及过往案例，本公司拟选用〔供应商 C〕，理由如下：

  1. 服务范围最完整，符合本项目全部需求；
  2. 报价处于三家中间位，符合预算；
  3. 交付期与项目档期匹配；
  4. 该供应商曾服务〔同类客户或行业〕，具备相关经验。

如有疑问，欢迎与本项目联络人〔姓名 / 职位 / 电话 / 电邮〕联系。

签署： 〔项目负责人姓名 / 职位〕 〔授权签署人姓名 / 职位〕 公司印章

六、提交前的自检清单

在按下「提交」键之前，逐项核对以下清单：

市场推广基金对中小企业「走出去」具有重要支持作用，但材料审核的颗粒度较细。准备一份逻辑清晰、资料完整的报价比较信，既能减少来回补件的等待时间，也能让审批人员更直观地理解企业的成本决策，从而加快拨款节奏。

如果企业希望进一步了解 EMF 的资助范围、申请资格与年度时间表，欢迎前往 香港大全 查阅更多香港政府资助、税务与营商实操指南——我们持续整理内地企业赴港发展的全流程资料，从牌照、租赁、招聘到补贴申请一站搞定。

常见问答

EMF 申请中，单笔宣传支出多少金额才需要提交报价比较信？

根据文章说明，单项金额达到或超过港币 3,000 元的宣传服务或项目即需提交报价比较文件。低于该金额的支出通常不需要走完整报价比较流程，但具体单项限额仍以工业贸易署或相关执行机构最新公布为准，建议准备材料前先查阅官方网站确认。

如果只找到两家合格供应商，能直接提交两份报价吗？

可以。文章明确指出 EMF 要求「至少两份」独立供应商的书面报价，因此两家合规供应商即可满足最低要求。文中范例也提供了三栏与两栏两种比较形式，企业可根据实际寻源情况灵活调整。但需注意，无论两家还是三家，都必须附上正式盖章报价单扫描件，并完整填写比较表的五个维度。

最终选了报价最高的供应商，会不会直接被发回？

不一定。文章多次强调审批人员看的是「价格—质量」的合理性，而非单纯最低价。如果高价供应商在服务范围、行业案例、交付期等方面确有优势，企业只需在「选定理由」部分逐条说明逻辑即可。相反，若选高价又未给出合理解释，反而容易被质疑成本合理性，因此理由阐述的充分程度比价格本身更关键。

报价单日期距离项目启动超过半年，还能用吗？

文章将「报价日期距离项目启动超过 6 个月」列为常见被退回原因之一，并建议「更新报价以贴近实际签约时间」。因此，超过 6 个月的旧报价单风险较高，建议联系供应商重新出具盖章报价单，或在信函中补充说明市场行情与价格延续性的依据，避免被认定为过期资料。

供应商之间存在关联关系，应该怎么处理？

文章要求必须如实披露。文章指出，隐瞒关联关系会导致整份申请被列为不诚信记录，得不偿失。若供应商与本公司或彼此之间确实存在股权、董事、家属或商业往来关联，应在独立性声明段落中如实说明，并提供额外解释与规避措施，由审批人员综合判断，而非试图回避。

提交后发现报价比较信写错了，能否撤回修改？

文章未直接涉及撤回修改的操作流程，仅在自检清单中提醒「提交前」逐项核对五维度、独立性声明、签署盖章等要素。建议企业在正式提交前充分利用自检清单复核；若提交后发现问题，应尽快通过官方渠道联系秘书处说明情况，按其指引补件或更正，而不是自行静默处理。

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