解雇通知书写要求
在香港，雇主单方面终止雇佣合约时，向雇员发出书面解雇通知书（Termination Letter / Dismissal Letter）既是《雇佣条例》的明确要求，也是日后发生纠纷时双方最重要的举证文件。一封内容完整、要素齐全的通知书，能显著降低因「口头解雇」「补偿争议」而产生的劳资诉讼风险；相反，一份含糊或缺失的通知，往往让雇主在劳资审裁处或小额薪酬索偿仲裁处陷入被动。
本文依据香港《雇佣条例》（香港法例第57章）及劳资关系科、劳工处的官方指引，系统梳理解雇通知书的法律要求、必备要素、常见错误与争议高发点，方便雇主与雇员双方对照使用。
一、为什么要书面通知？
《雇佣条例》第9条与第10条规定：
- 连续性合约雇员（即服务满4周、每周工作≥18小时的「418」雇员）若雇主欲终止合约，须给予最少7天书面通知或支付代通知金；
- 在试用期内首月内，雇主无须给予通知；但试用期后任何时间解雇，仍须按规定发出通知或支付代通知金。
「书面通知」并非礼节性做法，而是法定形式要件。司法实践中，仅以口头或电话告知解雇、再事后补发通知的安排，常被劳资审裁处视为程序瑕疵，并可能影响通知期起算、长期服务金、遣散费等权益的计算。
提示：具体通知期限应以雇佣合约条款为准；合约若规定「1个月书面通知」并符合《雇佣条例》最低要求，则按合约执行。若合约条款低于法定下限（连约雇员的7天／30天），则以法例为准。
二、解雇通知书必须包含哪些信息？
一份合规的解雇通知书，建议覆盖以下七大要素。下表为官方与司法实践普遍认可的核心内容清单：
| 序号 | 要素 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 | 发出日期 | 通知书落款的实际日期，决定通知期起算点 |
| 2 | 雇员姓名与职位 | 须与雇佣合约、身份证件一致 |
| 3 | 公司全称与盖章／授权人签署 | 体现雇主真实意思表示 |
| 4 | 解雇生效日期 | 即「最后工作日」+1日，或通知期满之次日 |
| 5 | 最后工作日 | 雇员实际提供服务的最终日期 |
| 6 | 通知期与代通知金安排 | 7天／30天／合约约定；如以代通知金代替，须列明金额及计算依据 |
| 7 | 工资、年终酬金、未放年假、长期服务金／遣散费结算 | 列明金额、计算方式与支付日期 |
如有以下情形，亦建议在通知书中一并说明，避免争议：
- 解雇原因：例如「严重失职」「屡次旷工」「业务裁员」等。需注意，《雇佣条例》第9条列明的「正当理由」可即时解雇，但举证责任在雇主；
- 公司财产归还：手提电脑、公司卡、车辆、钥匙等的归还安排；
- 保密义务与竞业禁止提醒：合约中如有相关条款，应以书面方式重申；
- 不获发推荐信／ Reference Letter 的政策（如适用）。
三、通知期与代通知金怎么算？
1. 法定最低通知期
| 雇佣类别 | 法定通知期 |
|---|---|
| 试用期内的首月 | 无通知期 |
| 试用期内第2个月起 | 不少于7天书面通知 |
| 「418」连续性合约雇员（非试用期） | 不少于7天书面通知 |
| 连续性合约满24个月或以上 | 不少于1个月（30天）书面通知 |
重要数字以官方最新公布为准。如《雇佣条例》日后修订，须以最新版本为准。
2. 代通知金（Payment in Lieu of Notice, PILON）
雇主可选择不要求雇员在通知期内继续工作，而向其支付一笔相当于通知期工资的款项，作为代通知金。计算方式：
- 代通知金 = 雇员最后一个月平均工资 × 通知期
- 「平均工资」按《雇佣条例》第2条定义，包含基本薪金、加班费、膳食津贴等，但不包括年终酬金、遣散费、长期服务金等
若实际支付的代通知金低于法定应付金额，雇员可向劳资审裁处索偿差额，并可能获判附加补偿。
四、书面模板范例（结构示意）
以下为建议结构，供雇主内部参考，不构成法律文本。正式发出前应由具备香港执业资格的律师审阅。
解雇通知书
日期：2026年X月X日
致：雇员姓名（雇员编号：XXX）
由：[公司全称]（「本公司」）
事项：终止雇佣合约通知
经本公司慎重考虑，现根据雇佣合约第X条及《雇佣条例》第9／10条，特此通知：
- 阁下的雇佣合约将于 2026年X月X日（即最后工作日 + 1日）正式终止；
- 阁下之最后工作日为 2026年X月X日；
- 本公司将以代通知金形式代替通知期，金额为 港币XXX元，计算方式：[最后一个月平均工资] × [通知月数／天数]；
- 阁下截至最后工作日的工资、未放年假补偿、长期服务金／遣散费（如适用）将于 最后工作日后X天内 存入阁下指定银行账户，金额与计算明细另附；
- 阁下须于最后工作日前归还所有公司财产；
- 阁下于雇佣期间所负之保密义务与竞业禁止条款，于合约终止后继续有效。
如对本通知内容有任何疑问，请于X日内与人力资源部联络。
签署： [公司授权人姓名及职位] [公司印章]
五、雇员收到口头解雇怎么办？
劳资审裁处及法院普遍采「解雇须经双方同意方能以口头形式变更合约」原则。若雇主仅口头解雇而未补发书面通知，建议雇员按以下步骤补救：
- 即时以书面形式确认：向雇主发出电邮或信息，内容包括日期、时间、地点、对话内容，要求公司书面确认解雇；
- 保留证据：录音（如属双方在场且不违反《窃听条例》）、聊天记录、电子邮件、证人联络方式；
- 持续报到上班：如非即时解雇且未收到代通知金，应继续准时上班打卡，避免被反指「旷工」；
- 向劳工处劳资关系科求助：可免费获得调解服务，电话为 2717 1771（以官方最新公布为准）；
- 向劳资审裁处申索：如调解失败，可在被解雇后 12 个月内 提交申索。
六、常见纠纷与合规建议
| 纠纷类型 | 雇主常见失误 | 建议做法 |
|---|---|---|
| 通知期计算争议 | 未明确通知期起算日，导致代通知金数额分歧 | 通知书须列明「发出日 = 通知起算日」 |
| 工资结算迟延 | 未列明最后工资支付日期 | 明确「X天内付清」，避免违反《雇佣条例》第25A条 |
| 长期服务金／遣散费漏付 | 仅计算工资，忽略连续服务年期满5年的权益 | 入职即建立服务年资档案，离职前复核资格 |
| 实质理由（Substantive Justification）举证不足 | 仅写「表现不佳」但无过往警告信、考评记录 | 在解雇前保留书面警告、PIP（绩效改进计划）、会议纪要 |
| 即时解雇（Summary Dismissal）程序瑕疵 | 未给予雇员申辩机会便以「严重失职」解雇 | 涉即时解雇前应发出书面陈述与申辩通知 |
七、合规清单（雇主自查）
发出解雇通知书前，逐项对照：
- 通知书以书面形式发出，并取得雇员签收或以挂号信／电邮送达的证据
- 已查阅雇佣合约条款，通知期不低于法定下限
- 已复核雇员的「418」身份与服务年期
- 已计算平均工资，并准备好代通知金明细
- 已确认工资、未放年假、年终酬金比例、长期服务金／遣散费金额
- 已安排公司财产归还清单
- 已通知IT部门停用账户、门禁权限
- 如涉即时解雇，已备妥过往警告、违纪纪录、调查报告等证据
解雇通知书在香港雇佣关系中既是法律义务，也是商业风险的防火墙。一份要素齐备、用语清晰、送达留痕的通知书，能让雇主在劳资审裁处占据有利位置；雇员则可凭其作为计算权益的核心依据，避免日后陷入「口头之争」。
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常见问答
香港解雇通知书必须有雇主盖章吗？仅有签字的电邮版本是否有效？
文章强调通知书须有「公司全称与盖章／授权人签署」，核心是体现雇主真实意思表示，并以书面形式送达取得签收证据。实操中，电邮、挂号信等方式送达并保留凭证，也可作为书面通知的有效形式；具体送达方式可与公司人力资源部门确认。文章未列明盖章为唯一要件，故以双方合约条款及公司内部审批流程为准。
试用期被解雇也要发书面通知吗？试用期第一周被口头辞退怎么办？
依据《雇佣条例》第9条与第10条，试用期首月内雇主无须给予通知期，但试用期第2个月起须至少7天书面通知或支付代通知金。若雇员在试用期被口头辞退而未收到任何纸面通知，可按文章第五节步骤处理：先以电邮或信息书面要求公司确认解雇，保留录音、聊天记录等证据，并视情况向劳工处劳资关系科求助或向劳资审裁处申索。
代通知金怎么计算？底薪还是包含加班费的全额工资？
文章指出代通知金以「最后一个月平均工资」计算，公式为平均工资 × 通知期。而「平均工资」按《雇佣条例》第2条定义，包含基本薪金、加班费、膳食津贴等，但不包括年终酬金、遣散费、长期服务金等。若雇主实际支付的代通知金低于法定金额，雇员可向劳资审裁处索偿差额。文章未给出具体平均工资金额示例，建议以雇员过去12个月的实发工资明细核算。
解雇通知书上不写解雇原因可以吗？会不会影响后续申索？
文章将「解雇原因」列为「如有以下情形亦建议一并说明」的附加项，并非七大必备要素之一。但若雇主以《雇佣条例》第9条列明的「正当理由」即时解雇，举证责任在雇主，通知书写明「严重失职」「屡次旷工」「业务裁员」等理由，并配合过往警告信、PIP、会议纪要等证据，可在纠纷中占据有利位置。不写原因本身并不违法，但会增加劳资审裁处实质理由举证难度。
雇员收到解雇通知书后还要继续上班吗？不打卡会被反指旷工吗？
文章第五节明确建议：除非属即时解雇且已收到代通知金，否则雇员应继续准时上班打卡，避免被反指「旷工」，反致自身权益受损。同时应同步完成书面确认、证据保留、向劳工处劳资关系科（电话2717 1771，以官方最新公布为准）申请调解等步骤。如调解失败，须在被解雇后12个月内向劳资审裁处提交申索，逾期可能影响追讨权益。